Las compañías que trabajan con la metodología BPM y que tienen sus procesos asignados saben lo importante que es monitorear los procesos. Si bien, para lograr este nivel de excelencia, primero debemos comprender en profundidad los procedimientos existentes, definir claramente la responsabilidad de cada individuo y la secuencia de las actividades en el flujo.

El simple hecho de formalizar un proceso existente proporciona ganancias de rendimiento al área involucrada. El siguiente artículo se extrajo del blog BPM Quotes y fue escrito por el especialista en expertos en sistemas de gestión corporativa Pedro Mello. Habla de lo que es el modelo de proceso empresarial y de lo que se necesita para implementarlo.

Para saber más sobre el modelo de proceso empresarial, haga clic en el enlace y obtenga información sobre las técnicas de mapeo de procesos.

Definición: Es la recopilación y documentación de la situación actual del proceso, conocida como mapeo del proceso, representada en flujo o diagrama. En este momento, también reunimos los problemas y las fragilidades, así como las oportunidades para mejorar los procesos.

Quién: Las personas que participan en este trabajo son principalmente las personas que realizan el proceso a diario. También recomendamos que participen personas del proceso del proveedor y del cliente, no líderes en general.

Granularidad: el nivel de granularidad de la documentación del proceso depende de los propósitos del proyecto. Por lo general, se solicita a las personas que realizan su deposición en la reunión de mapeo de procesos que relacionen el proceso como si se lo explicaran a un nuevo empleado. Se requiere que toda la información se recopile en una reunión. Es habitual describir, para cada actividad del proceso, un nivel de detalle que mejore su comprensión y permita a un nuevo aprendiz comprender cómo se lleva a cabo este proceso, a un nivel detallado.

Estructura de la documentación: es fundamental que el proceso documentado, flujo, tenga el elemento equivalente en la estructura macro de los procesos organizativos, representado por la Cadena de valor .

Elementos a analizar al hacer AS AS el proceso de mapeo.
Documente las mejoras (relacionadas con los problemas) y las ganancias esperadas y las expresa de manera cuantitativa (no cualitativa). Lo importante es determinar qué se espera para el proceso en el futuro.
• Determinar los objetivos del proceso. Comprenda por qué se está haciendo el modelado, qué se espera al final del trabajo.
• Defina el Patter de Notación y Trabajo según el modelo de proceso de negocio.
• Defina la herramienta para el modelado de proceso , si es posible con una base de datos.
• Asignar técnicas, claras y posibles, al mapeo de procesos.
• En el caso de consultores externos, los conceptos, herramientas y metodología utilizados deben estar alineados con los estándares de la compañía.
• Determine el equipo del proyecto y la responsabilidad de cada miembro.
• Elaborar el plan de trabajo, especificando los pasos, el personal responsable, el cronograma y la agenda, siempre priorizando los procesos.
• Estrategia e indicadores relacionados con los objetivos de los procesos, verificando la alineación del proceso con la estrategia de negocio.
• Garantizar los recursos necesarios para el proyecto - Infraestructura.
• Piensa en la comunicación (dentro del ámbito de la Gestión del Cambio ).
• Conozca a los altos directivos sobre el proyecto, sus requisitos, implicaciones, etc.
• Hable con el operativo sobre el proyecto, sus requisitos, implicaciones, etc. (Talleres de proceso de gestión).

AS IS técnicas de mapeo de procesos
El modelo de proceso empresarial tal como se puede realizar de varias maneras, según el escenario y el contexto de la empresa. Los más habituales son:
Entrevista: aunque es lo más común, no es aconsejable porque considera solo la opinión de una persona.

Observación: la persona que documenta la vista que ejecuta las actividades.
Encuesta: se envía al entrevistado que la llena y la devuelve, y se utiliza para el mapeo del proceso tal como está.
Sesiones JAD: los representantes involucrados en el proceso se reúnen y documentan el proceso. Este es, con mucho, el más adecuado, porque es rápido y ofrece calidad.

Planteando problemas y puntos débiles.

En la misma reunión de mapeo de procesos, después de llegar a conclusiones sobre el flujo detallado, debemos documentar en una hoja de cálculo los problemas y las oportunidades de mejora, aprovechando a las personas que se encuentran allí. Lo más importante y difícil de obtener información es la cuantificación del problema. Seguir algunos elementos que causan problemas y pueden afectar negativamente el proceso.

Burocracia
• Falta o insuficiencia de planificación.
• Actividades que no agregan valor.
• Plazos de ejecución del proceso.
• Retrabajo / comprobación
• Riesgo
• Comunicación interna / externa en ejecución de procesos.
• Rendimiento del proceso - Cuello de botella
• Habilidades para procesar ejecución.
• Amenazas externas (leyes, competencia, legislación)
• Tiempo de ejecución
• Costo del proceso
• Los sistemas - obsoletos o inexistentes.
• Control en sistemas no oficiales (Excel, Access, etc.)

Durante la implementación del modelo de proceso empresarial as, hay algunos elementos relacionados con su documentación que se deben resaltar. Por ejemplo: trabaje con métodos de priorización, siga siempre el Valor de la Cadena, involucre de manera efectiva a las personas del proyecto con conocimiento del proceso y considere las expectativas de los gerentes en relación con los objetivos alcanzados en cada proceso manejado. Además, también es importante conocer a fondo los proyectos, de modo que el mapeo del proceso tal como se hace se basa en actividades que son determinantes para la mejora continua del proceso a través de un programa para hacer organigramas.