La contabilidad es el concepto obvio cuando hablamos de una auditoría financiera. Aunque tienen mucho que ver estos términos comparten dos objetivos básicos cuando se trata de las finanzas de un negocio: para realizar un seguimiento de sus ingresos y gastos, con el fin de mejorar sus posibilidades de obtener un beneficio y la auditoría sirve para para recopilar la información financiera necesaria sobre su negocio para presentar varias declaraciones de impuestos y documentos de registro locales.

Estos dos objetivos básicos pueden servir como punto de partida para limpiar sus registros. En lugar de sentirse abrumado por los detalles de la administración financiera, revise sus libros y conserve la información que contribuirá a mantener un registro de los ingresos y los gastos. No hay requisitos para mantener sus registros de cierta manera; sin embargo, organizar sus libros con estos dos objetivos en mente lo mantendrá sano cuando intente encontrar información importante. Siempre que sus registros reflejen con precisión su gestión de ingresos y gastos.

El proceso de guardar sus libros es en realidad un proceso fácil de entender; solo tienes que saber en qué necesitan enfocarte tus libros. Ya sea que haga su contabilidad a mano en sheer sheers o use software de contabilidad, los siguientes principios le ayudarán a limpiar sus libros y prepararse asertivamente para una auditoría financiera:

1. Guarde recibos u otros registros aceptables de cada pago y de cada gasto de su negocio. El proceso de contabilidad requiere que mantenga resúmenes completos de los ingresos y gastos de su negocio. Estos resúmenes, sin embargo, no pueden simplemente crearse. Cada venta y compra debe estar respaldada por un registro que contenga el monto, la fecha y otra información relevante con respecto a la venta. Legalmente, no hay un método correcto para guardar sus recibos. Ya sea que almacene sus recibos en una caja o electrónicamente, depende de su negocio. Solo quiere asegurarse de que el sistema que elija se ajuste a las necesidades de su negocio.

2. Resuma sus registros de ingresos y gastos de manera regular (generalmente a diario, semanalmente o mensualmente). Comience configurando y contabilizando libros mayores. Un libro de contabilidad es un resumen de los ingresos, los gastos y todo lo demás que su negocio está siguiendo (ingresado a partir de sus recibos de acuerdo con la categoría y la fecha). Estos resúmenes responderán preguntas financieras específicas sobre su negocio, como si está obteniendo o no ganancias y, de ser así, cuánto. Si realiza su contabilidad a mano, comenzará con una hoja de contabilidad. Si realiza un seguimiento electrónico de sus libros, su hoja de contabilidad será un archivo informático de filas y columnas vacías.

3. Use sus resúmenes para crear informes financieros que le brinden información específica sobre su negocio, como la cantidad de ganancias mensuales que está obteniendo o cuánto vale su negocio en un momento específico. Los informes financieros son importantes para la salud de su negocio.

Los informes reúnen áreas financieras clave del negocio y dan una idea de qué tan bien o mal desempeño tiene el negocio. Su contabilidad puede indicarle que su empresa trajo una cantidad sustancial de dinero, pero hasta que mida ese ingreso con sus gastos totales, no tendrá forma de saber si obtuvo o no ganancias. Y sobre todo serán material clave para la auditoría financiera.